IQX - Tipps und Tricks zur Workshop-Planung

„Große Ideen sind kleine Ideen, die nicht rechtzeitig gekillt wurden.“ Seth Godin

Ein wertschätzender, positiver Umgang mit eingereichten Ideen ist selbstverständlich. Doch worauf sollte ich achten, wenn es darum geht, einen Ideen-Workshop zu organisieren und wann ist Moderation zielführend? Nachfolgend haben wir ein paar Tipps und Trick für Sie zusammengestellt, die Ihnen die Workshop-Planung eventuell erleichtern könnten.

Komplexität des Problems

Die Durchführung eines Workshops ist nicht für alle Aufgabenstellungen sinnvoll, betrachten Sie die Fragestellung und schätzen Sie ein, ob sie weder zu komplex, noch zu einfach ist, um im Kontext eines Workshops gelöst zu werden.

Handlungsenergie der Gruppe

Mittelpunkt eines Workshops sind die Teilnehmer, achten Sie bei der Auswahl also darauf, dass die Gruppe grundsätzlich Interesse daran hat, gemeinsam eine Lösung zu finden.

Beeinflussungsgrad der Beteiligten und Umsetzungschance der Ergebnisse

Die Motivation der Beteiligten steht und fällt damit, wie zielführend der Workshop wahrgenommen wird und wie nachhaltig die Ergebnisse nachgefasst werden können. Teilnehmer, die selber Einfluss nehmen können und sehen, dass der Workshop zu Ergebnissen führt, die sie in ihrer eigenen Arbeit voranbringt, sind mit höherer Wahrscheinlichkeit aktiver.

Moderation

Als Moderator haben Sie die Aufgabe, den Meinungs- und Willensbildungsprozess der Gruppe zu erleichtern, ohne hierbei inhaltlich einzugreifen und zu steuern. Moderatoren sind methodische Helfer, die ihre eigenen Meinungen, Ziele und Wertungen zurückstellen können.

Sie haben Fragen zur Softwarelösung IQX? Rufen Sie uns gerne an! +49 (0)40 / 54 72 41 - 30 oder besuchen Sie www.beracom.de

IQX – Tipps und Tricks Personendaten anonymisieren

Mit der EU Datenschutz-Grundverordnung (EU DSGVO), die am 25.05.2018 in Kraft trat, kamen unterschiedliche Aufgaben und Verpflichtungen auf die Anwender und auf Sie zu.
Um diesen Verpflichtungen nachkommen zu können wurden ab Version 2.3.2.0 die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen.

Um einer betroffenen Person die in IQX gespeicherten Daten auszugeben gehen Sie bitte als Ideenmanager über den Menüpunkt „Personen verwalten“.

Auf der darauffolgenden Seite finden Sie nun im oberen Bereich eine Personensuche, im unteren Bereich werden Ihnen die Personen angezeigt.

Neben den Einstellungsmöglichkeiten der Rechte, der einzelnen Personen können Sie über den Button „Personendaten bearbeiten“ die folgende Maske öffnen:

Neben der Anpassung der Personendaten können hier auch die Anforderungen an die DSGVO erfüllt werden. In dem Update 2.3.2.0 sind die Buttons (1) Personendaten Drucken und (2) Person Anonymisieren integriert worden, deren Funktion im Folgenden beschrieben werden.

„Personendaten Drucken“

Über den Button (1) Personendaten Drucken, können Sie die zu der Person gespeicherten Daten anzeigen lassen. In Ihrem Browser wird beim betätigen des Buttons eine neue Seite geöffnet und eine ähnliche wie die folgende PDF-Datei mit den gespeicherten Daten wird Ihnen angezeigt.

Diese Datei können Sie auf Anfrage an die jeweilige Person aushändigen und kommen so der Auskunftspflicht nach.

„Löschung/Anonymisierung der Personendaten“

Über den Button (2) können Personendaten anonymisiert werden. Hierzu werden alle Personenbezogenen Daten in IQX anonymisiert. Dies geschieht aus dem Grund, da Personen mit einer Idee verknüpft sein können, Einreicher, Gutachter, Umsetzer etc. da eine Idee ohne Einreicher sonst verloren im System wäre, werden die Personen durch einen zufälligen Algorithmus anonymisiert - ebenso schränkt dies auch die spätere weitere Verarbeitung der Daten ein.
Im Vergleich werden die Daten hier dargestellt die zu der Person „Erik Einreicher“ anonymisiert wurden:

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IQX - 35. AK Nord Ideenmanagement und Lean Management

Am 26.10.2018 fand das 35. Treffen des Arbeitskreis Nord Ideenmanagement statt. Der Tag stand unter der Überschrift „Ideenmanagement und Lean Management“. Der Gastgeber Jungheinrich beeindruckte die Teilnehmer mit einer Werksführung, bei der an vielen Stellen Elemente des Lean Managements sichtbar waren.

Nach einer allgemeinen Vorstellung des Unternehmens, stellte Oliver Schacht vor, wie Lean Management bei Jungheinrich aktuell, neben dem bereits etablierten Ideenmanagement, umgesetzt und gelebt wird. In kleinen Workshops erarbeiteten die Teilnehmer nach dem Mittagessen, wie das Ideenmanagement und das Lean Management zusammengebracht werden können und wo mögliche Störfaktoren liegen. Als wichtige Verbindungselemente der beiden Ansätze wurden unter anderem die Motivation der Mitarbeiter und die Möglichkeit der Mitgestaltung hervorgehoben. 

In einer anschließenden Gruppendiskussion gingen die Ideenmanager der Frage auf den Grund, warum die Anzahl der Vorschläge allgemein zurückgehen. Verschiedene Faktoren scheinen hier eine Rolle zu spielen, so wird heute beispielsweise weniger Werbung für das Ideenmanagement gemacht und die Durchlaufzeiten für Ideen sind zu lang, wodurch die Motivation der Mitarbeiter, sich einzubringen, sinkt. Auch wurde das Thema der Qualität der Vorschläge hier angesprochen, schließlich stellt eine geringere Anzahl an Vorschlägen nicht zwangsweise eine Verschlechterung für das Ideenmanagement dar.

In einem kurzen Vortrag und einer praktischen Übung stellte Jennifer Schumann von BeraCom vor, welche Faktoren bei der Planung und Durchführung von Workshops zur Generierung von Ideen zu berücksichtigen sind. Eine professionelle und strukturierte Herangehensweise legt den Grundstein für einen erfolgreichen Workshop, passende Methoden und eine unparteiische Moderation helfen dabei, die Teilnehmer abzuholen und zu begeistern.

Regine von Knoblauch (BeraCom) berichtete von der ZI Herbstkonferenz und vom Forum Innovation der Plattform für Innovation Deutschland (PFI-D)  als Impuls, über  die Teilnahme an diesen Veranstaltungen oder sogar eine Mitgliedschaft, nachzudenken. Nutzen dieser Netzwerke ist – wie auch beim AK-Nord – die Auseinandersetzung mit aktuellen Themen im Ideenmanagement und der Austausch mit Kollegen aus verschiedenen Branchen.

Auch dieses AK Nord Treffen war ein Tag voller spannender Einblicke, Inhalte und Gespräche, wir freuen uns schon auf das nächste Mal.

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IQX: Tipps und Tricks – Ansprechpartner auf der Startseite zuweisen 

Damit Sie für Ihre Kollegen und insbesondere für die Einreicher als Ansprechpartner für das Ideenmanagement leicht zu finden sind, können Sie Ihre Kontaktdaten ganz einfach selber hinterlegen. Sollte ein Nutzer beispielsweise das Passwort vergessen haben oder Unterstützung beim Einreichen einer Idee benötigen, sind Ihre Kontaktdaten damit direkt auf der Startseite zu finden.

Für die Zuweisung von Ansprechpartnern gehen Sie über den Administrationsmenüpunkt „Personengruppen“, unter Ansprechpartner können Sie nun Personen auswählen, die im System bereits angelegt sind.

IQX zieht die durch den Import eingepflegten Kontaktdaten und zeigt diese im rechten Bereich der Startseite an.

Für mehr Informationen zum Softwaresystem IQX, stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 - 30 zur Verfügung oder besuchen Sie www.beracom.de