VPLAN – Ausbildungsende im Sommer

In wenigen Monaten werden zahlreiche Lernende ihre Berufsausbildung beenden. Viele von ihnen werden von ihrem Ausbildungsunternehmen übernommen, während andere Berufseinsteiger das Unternehmen verlassen. Diese personellen Veränderungen können in VPLAN dokumentiert und ausgewertet werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere und EU-DSGVO-konforme Aufbewahrung der Daten, die während des Ausbildungsverlaufes für die Lernenden in VPLAN hinterlegt wurden, einschließliche des sicheren Löschens und der Inaktivierung von Logins nach dem Ausbildungsende. Des Weiteren können mit Hilfe verschiedener Reports Datengrundlagen für die Auswertung von Ausbildungsdaten in VPLAN erstellt und in verschiedenen Datei-Formaten exportiert werden. Im Folgenden haben wir dafür ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.

Verschaffen Sie sich eine Übersicht

Über das Stammdatenmenü können Sie über „Ausgaben“ auf das Gesamtverzeichnis aller in VPLAN zur Verfügung stehenden Reports navigieren. Mit dem Report 251 „Verzeichnis Auslerner“ kann mit Hilfe verschiedener Filterkriterien zum Beispiel eine Liste der Auszubildenden generiert werden, die bis zu einem bestimmten Stichtag ihre Ausbildung beenden werden:

VPLAN-Daten ausgeben

Berechtigte Nutzer können per Knopfdruck eine Ausgabe mit allen Daten, die für einen Lernenden in VPLAN bisher gepflegt wurden, erzeugen.

Darüber hinaus fasst der Report 14 die Stammdaten mehrerer Auszubildenden in einem Dokument zusammen. Auskünfte über die Leistungsdaten mehrerer Lernende können mit Hilfe der Reports 310 (Zeugnisnoten), Report 320 und Report 321 (Klausurnoten), Report 330 (Prüfungsnoten) oder mit Report 340 (Interner Unterricht) sowie den Reports 350 und 351 (Arbeitsproben) generiert werden, sofern entsprechende Daten in VPLAN gepflegt werden.

Zur Einhaltung der EU-DSGVO sind in einem zeitlichen Abstand alle Daten von Auszubildenden zu löschen. Für die Übernahme aller wichtigen Ausbildungsdaten dieser Lernenden aus VPLAN in die Personalakte bildet die Qualifikationsübersicht eine ideale Grundlage.

Die Qualifikationsübersicht kann als PDF-Report exportiert werden und enthält alle wichtigen Daten und Informationen, die den gesamten Ausbildungsverlauf eines Lernenden in VPLAN dokumentieren:

• Alle Stammdaten
• Angaben zum gesamten Ausbildungsverlauf mit Details zu den verschiedenen Einsätzen in den Ausbildungsstationen, die im Berufsverlauf genannt werden
• Informationen zu Dateien und Links, die der Lernende über das Dokumentenmanagement nutzt (e)
• Digitale Ausbildungsnachweise (Berichtsheft)
• Alle in VPLAN gepflegten Leistungsdaten (z.B. Arbeitsproben, interner Unterricht, Klausur- / Zeugnis- / Prüfungsnoten)
• Auswertungen von Beurteilungen
• Rankingposition eines Lernenden
• Übernahmeabteilung

Inaktivierung und Anonymisierung

Haben Lernende ihr Ausbildungsende erreicht, werden ihre VPLAN-Zugänge automatisch inaktiviert, folglich erscheinen sie nicht mehr in der Gesamtübersicht. Inaktivierte Auszubildenden-Profile können bis zur Anonymisierung noch über den Filter aufgerufen werden, wenn man den Status auf „Inaktiviert“ setzt und auf den Zugriff der Daten von inaktivierten Lernenden berechtigt ist.

In den globalen Einstellungen, unter der Rubrik Serverjobs, ist der Zeitraum anzugeben, wann inaktivierte Auszubildende anonymisiert werden und welche Daten der ehemaligen Auszubildenden final gelöscht werden, sodass sie in Zukunft in VPLAN nicht mehr abgerufen werden können.

Haben Sie Fragen oder wünschen weitere Informationen zu VPLAN? Gerne stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 - 50 oder über Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. zur Verfügung.

VPLAN – Adhoc-Beurteilung

Neben der Verplanung von Lernenden im Unternehmen stellt das Überprüfen, ob Ausbildungsinhalte erfolgreich an den verschiedenen Ausbilungsstationen vermittelt wurden, in den meisten Ausbildungsunternehmen eine wichtige Aufgabe des Ausbildungsmanagements dar.

VPLAN unterstützt diese Tätigkeiten bisher mit dem Förder- und Entwicklungssystem. Passend zur Planung werden automatisch die unternehmenseigenen Beurteilungsbögen generiert. Diese werden, je nach gewünschtem Workflow, durch die Lernenden und ausgewählte Bildungspersonaler individuell ausgefüllt sowie in einem Abschlussgespräch besprochen und in VPLAN inklusive einer Auswertung dokumentiert.

Ergänzt wird das Förder- und Entwicklungssystem zukünftig durch die Adhoc-Beurteilung. Wie der Name vermuten lässt, ist es somit möglich, bei gegebenem Anlass auf Knopfdruck eine Beurteilung in VPLAN zu generieren, um ein spontanes Beurteilungsgespräch in VPLAN tagesaktuell zu protokollieren. Anlass dafür kann zum Beispiel ein unangekündigtes Zuspätkommen oder das Nichterfüllen gesetzter Tageslernziele sein.

Die Adhoc-Beurteilung ist somit unabhängig von der Planung eines Lernenden und verfügt über eigene Konfigurationsmöglichkeiten, um flexibel eine Beurteilungsvorlage und einen Ausbildungspersonaler, der die Adhoc-Beurteilung eines Lernenden bearbeitet und unterschreibt, auszuwählen.

Nach dem Abschluss der Adhoc-Beurteilungen sind die Einträge in der Qualifikationsübersicht des beurteilten Lernenden hinterlegt.

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VPLAN – Designauswahl

Geschmäcker sind verschieden. Daher bietet VPLAN ab der Version 5.2.12.0 mit dem Design-Schalter eine Funktion, mit der durch wenige Mausklicks zwischen den Designs „BeraCom Blau“ und „VPLAN Grau“ einfach und schnell gewählt werden kann.

VPLAN-Style: Blau:

VPLAN-Style: Grau:

Nehmen Sie für die Auswahl der Designmöglichkeiten folgende Schritte vor:

1. Loggen Sie sich über die VPLAN-Startseite ein.
2. Über das Menü unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Design gelangen Sie zu der Oberfläche, auf der verschiedene Konfigurationen bezüglich der Logos und des Styles vorgenommen werden können.
3. Klicken Sie dort auf „Bearbeiten“.
4. Wählen Sie im Drop-Down-Menü „VPLAN-Style“ auf der rechten Seite „BeraCom Blau“ oder „VPLAN Grau“ aus.
5. Schließen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf „Speichern“ ab.
6. Laden Sie die VPLAN-Seite neu, indem Sie zeitgleich Steuerung („Strg“) und die Funktionstaste 5 („F5“) drücken. Damit wird Ihre neue Designeinstellung für alle VPLAN-Seiten übernommen.

Modul: Individuelles Design

Darüber hinaus kann der Menüpunkt Design durch das Modul „Individuelles Design“ ab der VPLAN-Version 5.2.15.0 erweitert werden. Durch diese Erweiterung können Sie den VPLAN-Style an das individuelle Corporate Design Ihres Unternehmens anpassen.

Beispiel für ein individuelles Design:

Unter Einstellungen > Systemeinstellungen > Design haben Sie nun nicht mehr nur die Auswahl zwischen „Blauer Style“ und „Grauer Style“, sondern eine weitere Option: „Eigener Style“, inklusive dazugehöriger pdf-Anleitung. Wählen Sie „Eigenen Style“ aus, erscheint unterhalb des Auswahl-Menüs eine Tabelle.

In der Tabelle können Sie die HEX codes Ihrer Firmenfarben für die verschiedenen Gruppierungen (z.B. Gruppierung1: Überschriften, Menüpunkte, Icons) nach Belieben hinterlegen. Welche VPLAN-Komponenten zu den einzelnen Gruppierungen gehören, wird in der „Anleitung eigener Style“ gezeigt.

Sollten Sie einen der oben erläuterten Schritte nicht ausführen können, erkundigen Sie sich bei Ihrem VPLAN-Administrator, ob Sie die Berechtigungen zum Lesen und Ändern des Designs erhalten können. Die entsprechenden Berechtigungen befinden sich im Menü unter Einstellungen>Berechtigungen>Rollen. Unter dem Absatz „Administrative Daten“ können diese Berechtigungen in der Zeile „Design“ entsprechend vergeben werden.

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VPLAN – Best Practice: Virtuelle Führung von Lernenden

Ein Jahreswechsel gibt einen wiederkehrenden Anlass, über die Ereignisse der vergangenen 12 Monate zu reflektieren. In diesem Jahr gilt für nahezu alle Ausbildungsbetriebe verschiedenster Größen und Branchen, dass die Wissensvermittlung an ihre Nachwuchskräfte seit Beginn der Corona-Krise besondere Herausforderungen mit sich brachte. Lock-Downs, Abstandsregeln oder Quarantänemaßnahmen erschwerten vielerorts innerhalb kürzester Zeit die etablierte Vermittlung von Praxiswissen im Unternehmen. Diese Situationen gehören auch im neuen Jahr noch nicht der Vergangenheit an. Verstärkt kommen seitdem vielerorts digitale Plattformen zum Einsatz, um den Ausbildungsalltag zu planen, Versäumnisse von Ausbildungsinhalten zu minimieren und die Lernerfolge zu überwachen.

Das Online-Seminar „Virtuelle Führung und professionelle Organisation der Ausbildung“, gemeinschaftlich organisiert von der INFO GmbH und BeraCom, lud im Februar 2021 die Teilnehmenden zum Dialog über die virtuelle Führung von Berufseinsteigern ein.

Ein Schwerpunkt war dabei, die aktuellen Herausforderungen anzunehmen und mit neuen Tools eine positive Weiterentwicklung zu forcieren.

Mit den folgenden Lösungsansätzen möchten wir Ihnen Ideen mit auf den Weg geben, wie Sie unser Ausbildungsmanagement VPLAN auch in der aktuellen Situation unterstützen kann.

Einsatzplanung anpassen:

Ständige Planungsänderungen auf Grund von Ausfall der Schule, geteilten Gruppen für Lehrgänge oder andere, auch sehr kurzfristige Änderungen, erschweren aktuell eine langfristige Planung.

Hier kann es helfen, die neuen Strukturen in VPLAN aufzunehmen und beispielsweise die Stammdaten anzupassen. Für Lernende, die von zuhause arbeiten, kann das Homeoffice als zusätzlicher Lernort ergänzt werden, inklusive dem entsprechenden Ansprechpartner für Fragen und ggf. Lernzielen, die im Homeoffice vermittelt werden können.

Für eine angeordnete Quarantäne kann zudem eine neue Abwesenheit erstellt werden, um dies gesondert abbilden zu können.

Checkliste für Lernziele bzw. Fristen

In VPLAN haben Sie über die Qualifikationsübersicht sowie verschiedene Reports die Möglichkeit, Checklisten zu erstellen und Fristen zu überprüfen.

Haben die Auszubildenden alle Ausbildungsnachweise rechtzeitig abgegeben?

Für die Ausbildungsnachweise gibt es unter dem Menüpunkt einen gesonderten Reiter zu den Aufgaben der Lernenden. So können Sie nachprüfen, bei welchen Lernenden noch Nachweise offen sind oder von den Ausbildungsbeauftragten unterzeichnet bzw. abgelehnt wurden.

Welche Lernziele fehlen den Lernenden noch im Vorfeld zur Prüfung?

Sie finden die versäumten Ausbildungsstationen (minimale Verweildauer bis zum spätesten Halbjahr nicht erreicht) für einzelne Lernende auf der jeweiligen Qualifikationsübersicht oder in Report 23 „Versäumte Ausbildungsstationen“.

Home-Office Training bzw. Care Paket organisieren

Über das Dokumentenmanagement können den Lernenden Dateien mit Infos zu den genutzten Tools, beispielsweise eine Einweisung in MS Teams, oder allgemeine Infos zum Home-Office zur Verfügung gestellt werden. Eine weitere Möglichkeit ist eine kleine Aufmerksamkeit in Form von Postkarten oder kleiner Päckchen mit einem Türschild oder einer Kaffeetasse für das Büro zuhause.

Infos zum Homeschooling

Wenn die Berufsschulen Informationen zum Online-Unterricht zur Verfügung stellen, können diese als Notiz oder Dokument über die Schulklassen freigegeben werden. Beispielsweise die Verlinkung zur Lernplattform oder zum virtuellen Klassenzimmer.

Bereitstellung von Lerninhalten

Über das Dokumentenmanagement können Verlinkungen zu Lernvideos sowie Dateien mit Lerninhalten zur Verfügung gestellt werden. Dabei ist es möglich, diese am jeweiligen Beruf, Lernort oder Lernziel zu hinterlegen. So kann vom Bildungspersonal punktgenau gesteuert werden, welche Inhalte für welche Lernenden sichtbar sind. Unabhängig von der Programmentität findet der Lernende diese Informationen gebündelt unter dem Menüpunkt „Dokumente“ auf der Startseite.

Auf regelmäßiges Feedback achten

Ohne den täglichen Austausch auf dem Flur oder in der Kantine ist es besonders wichtig, auf einen regelmäßigen Kontakt zu den Lernenden zu achten. Regelmäßiges Feedback sowohl von den Lernenden als auch von den Ausbildern ermöglicht es, Schwierigkeiten proaktiv anzusprechen und gegensteuern zu können. Dabei kann eine Dokumentation über das Förder- und Entwicklungssystem helfen. 

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