PROFI – Aktuelle Version

Seit ein paar Tagen stehen unsere neuen Versionen für die Access- und auch für die SQL-Version zum Download bereit.

Mit den beiden aktualisierten Version 6.10.60 (Access) und 6.30.26 (SQL) wurden die Vorgaben der DSGVO, sowie weitere Punkte in den PROFI-Programmen umgesetzt.

Folgende Änderungen ergeben sich durch die DSGVO:

1. Verwaltung der Kunden

In der Kundenverwaltung wurde ein spezieller Bereich für die Datenschutzerklärung geschaffen. Dort kann man die jeweiligen Zustimmungen des Kunden hinterlegen. Folgende Zustimmungen werden unterschieden:

1. Daten speichern (Ja / Nein)
2. Keine Zustimmung nötig
3. Verwendung der Daten in Serienbriefen
4. Belege per E-Mail verschicken
5. Weitergabe an Dritte

Zusätzlich wurde eine Vorlage für eine Datenschutzerklärung im Kundenbereich eingebunden. Damit kann die Datenschutzerklärung komfortabel über das Kontextmenü im Kunden (Rechte Maustaste) oder über die Druckoptionen ausgedruckt werden.

Die hinterlegte Datenschutzerklärung dient als Vorlage und muss vor dem ersten Gebrauch von dem jeweiligen Rechtsberater geprüft werden. Eine Erklärung, wie das eingebettete Wasserzeichen aus dem Formular gelöscht werden kann, wird direkt auf das Formular gedruckt.

Wird ein Kunde neu angelegt, wird bei der Speicherung direkt gefragt, ob die Datenschutzerklärung für den Kunden ausgedruckt werden soll.

Auch bei der Löschung von bestehenden Kundendaten wurden die Vorgaben der DSGVO umgesetzt. Bei dem Löschvorgang werden die bestehenden Daten anonymisiert. Die erstellten Belege bleiben natürlich weiterhin revisionssicher bestehen und können jederzeit ausgedruckt werden.

Die unterschriebene Datenschutzerklärung kann dann bei den Dokumenten übersichtlich abgelegt werden.

2. Zustimmung Datenschutzerklärung

Grundsätzlich regelt die DSGVO die Verarbeitung und Speicherung von Kundendaten im Endkundengeschäft, damit sind nur natürliche Personen betroffen.

Folgende Zustimmungen (siehe 1.) werden unterschieden:

1. Daten speichern (Ja / Nein)
   Der Kunde erklärt sich grundsätzlich bereit, die personenbezogenen Daten zum Zweck der Speicherung zu überlassen. Dies ist Grundvoraussetzung, damit ein personalisiertes Angebot, Auftrag oder Rechnung aus dem Programm erstellt werden kann.
2. Keine Zustimmung nötig
   Daten von juristischen Personen, also Firmendaten von einer GmbH oder Co. KG bedürfen keiner speziellen Zustimmung, die DSGVO Grundsätzlich nur natürliche Personen betrifft.
   Sollten allerdings Ansprechpartner o.ä. im Kundenstamm hinterlegt werden, muss eine Zustimmung erfolgen.
3. Verwendung der Daten in Serienbriefen
   Hier kann der Kunde zustimmen, dass die hinterlegten Daten für Serienbriefe und Anschreiben aus dem Profi genutzt werden dürfen.
   Sollte der Kunde diesem Punkt nicht zustimmen, werden die Kunden- und die dazugehörigen Fahrzeugdaten bei einem Serienbrief nicht berücksichtigt.
   Der Kunde kann seine Zustimmung jederzeit widerrufen.
   Vor dem Versand sollte die Zustimmung noch einmal genau geprüft werden.
4. Belege per E-Mail verschicken
   Wenn der Kunde einzelne Belege per E-Mail erhalten möchte muss auch diesem Punkt zugestimmt werden.
   Sollte diese Zustimmung nicht erteilt werden, ist der Versand der Belege bei dem Belegdruck nicht möglich.
   Vor dem Versand sollte die Zustimmung noch einmal genau geprüft werden.
5. Weitergabe an Dritte
   Die Zustimmung für die Weitergabe an Dritte, regelt die Übergabe von Personenbezogenen Daten an nachgelagerte Systeme.
   Werden im Zuge der Fehleranalyse, der Belegerstellung oder der Reparatur Kundendaten an Online-Kataloge, Internetseiten oder Diagnosegeräte übermittelt, muss der Kunde diesem zustimmen. Dies Betrifft speziell die Kunden- aber auch Fahrzeugdaten (z.B. VIN-Nummer)
   Hat der Kunde der Weitergabe an Dritte nicht zugestimmt, kann er nicht mehr in einem Online-Katalog (z.B. Coparts-Online) gesucht werden.
   Die Weitergabe an Dritte zum Zweck der Auftragserfüllung ist teilweise zwingend notwendig für die Belegerstellung.
   Es regelt nicht die Weitergabe bzw. den Verkauf von Kundendaten an Dritte.

3. Beleganlage im Verkauf

Wird für einen Kunden (Bestands- oder Neukunden), der noch keine Zustimmung zur Speicherung der Daten erteilt hat, ein neuer Beleg erstellt, so kann der Nutzer im Prozess die fehlende Datenschutzerklärung ausdrucken und den Umfang speichern. Danach kann die Belegerstellung wie gewohnt durchgeführt werden.

 Sollte der Kunde die Erklärung nicht unterschrieben, kann die Beleganlage wieder beendet werden.

4. Sonstige Personenbezogene Daten

Neben den Kundendaten deckt die DSGVO auch die personenbezogenen Daten der eigenen Mitarbeiter ab. Darunter fallen alle Daten die eine Zuordnung zu einem Mitarbeiter möglich machen.
Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, müssen daher die personenbezogenen Daten der Mitarbeiter auf Verlangen bzw. aufgrund gesetzlicher Normen gelöscht werden.
Sollten die hinterlegten Daten noch der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtansprüchen bzw. der Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen benötigt werden, ist eine Löschung nicht umzusetzen.

Welche Daten wo gelöscht werden können, wird in der Online-Hilfe im PROFI aufgelistet.

5. Bestehende Datenschutzerklärungen

Auch mit der vorherigen Profi-Version konnten schon erteilte Datenschutzerklärungen verwaltet werden.
Viele bestehende Datenschutzerklärungen werden aber nach Art und Umfang nicht den Vorgaben der DSGVO entsprechen. Diese bestehenden Erklärungen müssen daher noch einmal eingeholt werden.
Sollten die erteilten Datenschutzerklärungen allerdings auch nach der DSGVO gültig sein, können diese, bei dem Update auf die neue Version, übernommen werden.
Für die Übernahme öffnet sich bei dem Update die Datenschutzübernahme.

Die ausgewählte Einstellung wird für alle Kunden mit bereits erteilter Erklärung bzw. aktiviertem Serienbrief übernommen. Damit muss bei den Kunden keine neue Datenschutzerklärung eingeholt worden.

Alle Anpassungen und Änderungen können Sie wie gewohnt den aktuellen Releasenotes entnehmen.

Damit Sie dieses und weitere Updates nicht manuell installieren müssen, empfiehlt es sich, die Einstellung von Automatischen Updates zu aktivieren. Dafür öffnen Sie bitte die Programmeinstellung à Automatisches Update. Damit wird der Download für die aktuellste Version automatisch durchgeführt. Auch wenn Sie keine automatischen Updates aktiviert haben, raten wir dazu, die neue Version manuell zu installieren.

Sollten Sie Interesse an einem Pflegevertrag oder Fragen zu den einzelnen Programmversionen haben, rufen Sie uns gerne unter +49 (0)40 / 54 72 41 – 92 bzw. – 94 an oder senden Sie uns eine E-Mail an ProfiVertrieb@beracom.de