In wenigen Monaten werden zahlreiche Lernende ihre Berufsausbildung beenden. Viele von ihnen werden von ihrem Ausbildungsunternehmen übernommen, während andere Berufseinsteiger das Unternehmen verlassen. Diese personellen Veränderungen können in VPLAN dokumentiert und ausgewertet werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere und EU-DSGVO-konforme Aufbewahrung der Daten, die während des Ausbildungsverlaufes für die Lernenden in VPLAN hinterlegt wurden, einschließliche des sicheren Löschens und der Inaktivierung von Logins nach dem Ausbildungsende. Des Weiteren können mit Hilfe verschiedener Reports Datengrundlagen für die Auswertung von Ausbildungsdaten in VPLAN erstellt und in verschiedenen Datei-Formaten exportiert werden. Im Folgenden haben wir dafür ein paar Tipps für Sie zusammengestellt.
Verschaffen Sie sich eine Übersicht
Über das Stammdatenmenü können Sie über „Ausgaben“ auf das Gesamtverzeichnis aller in VPLAN zur Verfügung stehenden Reports navigieren. Mit dem Report 251 „Verzeichnis Auslerner“ kann mit Hilfe verschiedener Filterkriterien zum Beispiel eine Liste der Auszubildenden generiert werden, die bis zu einem bestimmten Stichtag ihre Ausbildung beenden werden:
VPLAN-Daten ausgeben
Berechtigte Nutzer können per Knopfdruck eine Ausgabe mit allen Daten, die für einen Lernenden in VPLAN bisher gepflegt wurden, erzeugen.
Darüber hinaus fasst der Report 14 die Stammdaten mehrerer Auszubildenden in einem Dokument zusammen. Auskünfte über die Leistungsdaten mehrerer Lernende können mit Hilfe der Reports 310 (Zeugnisnoten), Report 320 und Report 321 (Klausurnoten), Report 330 (Prüfungsnoten) oder mit Report 340 (Interner Unterricht) sowie den Reports 350 und 351 (Arbeitsproben) generiert werden, sofern entsprechende Daten in VPLAN gepflegt werden.
Zur Einhaltung der EU-DSGVO sind in einem zeitlichen Abstand alle Daten von Auszubildenden zu löschen. Für die Übernahme aller wichtigen Ausbildungsdaten dieser Lernenden aus VPLAN in die Personalakte bildet die Qualifikationsübersicht eine ideale Grundlage.
Die Qualifikationsübersicht kann als PDF-Report exportiert werden und enthält alle wichtigen Daten und Informationen, die den gesamten Ausbildungsverlauf eines Lernenden in VPLAN dokumentieren:
- Alle Stammdaten
- Angaben zum gesamten Ausbildungsverlauf mit Details zu den verschiedenen Einsätzen in den Ausbildungsstationen, die im Berufsverlauf genannt werden
- Informationen zu Dateien und Links, die der Lernende über das Dokumentenmanagement nutzt (e)
- Digitale Ausbildungsnachweise (Berichtsheft)
- Alle in VPLAN gepflegten Leistungsdaten (z.B. Arbeitsproben, interner Unterricht, Klausur- / Zeugnis- / Prüfungsnoten)
- Auswertungen von Beurteilungen
- Rankingposition eines Lernenden
- Übernahmeabteilung
Inaktivierung und Anonymisierung
Haben Lernende ihr Ausbildungsende erreicht, werden ihre VPLAN-Zugänge automatisch inaktiviert, folglich erscheinen sie nicht mehr in der Gesamtübersicht. Inaktivierte Auszubildenden-Profile können bis zur Anonymisierung noch über den Filter aufgerufen werden, wenn man den Status auf „Inaktiviert“ setzt und auf den Zugriff der Daten von inaktivierten Lernenden berechtigt ist.
In den globalen Einstellungen, unter der Rubrik Serverjobs, ist der Zeitraum anzugeben, wann inaktivierte Auszubildende anonymisiert werden und welche Daten der ehemaligen Auszubildenden final gelöscht werden, sodass sie in Zukunft in VPLAN nicht mehr abgerufen werden können.
Haben Sie Fragen oder wünschen weitere Informationen zu VPLAN? Gerne stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 – 50 oder über vplan@beracom.de zur Verfügung.
