Bald ist die Ausbildung für einige Ihrer Lernenden wieder zu Ende und dementsprechend werden die Daten jener Lernenden inaktiviert und einige Zeit später anonymisiert. Laut Bundesdatenschutzgesetz müssen personenbezogene Daten nach dem Ausscheiden der Lernenden gelöscht werden. Hierbei ist VPLAN 5® Ihnen mit automatischen Serverjobs behilflich.
Damit die Inaktivierung und Anonymisierung reibungslos abläuft, werden in diesem Artikel die Funktionsweisen der automatischen Inaktivierung und Anonymisierung beschrieben und erläutert.
In VPLAN 5® kann für jeden Lernenden ein Inaktivierungsdatum samt Inaktivierungsgrund hinterlegt werden. Da dieses Inaktivierungsdatum in der Regel zeitnah nach dem Ausbildungsende liegt, gibt es für das Setzen des Datums einen automatischen Serverjob.
Unter Einstellungen – Systemeinstellungen – Globale Einstellungen befindet sich der Tab „Serverjobs“. Dort sind die Einstellungsmöglichkeiten für das automatische Inaktivieren hinterlegt. Über den Parameter „Anzahl der Tage nach dem Ausbildungsende“ wird festgelegt, wie viele Tage nach dem Ausbildungsende eines Lernenden das Inaktivierungsdatum gesetzt sein soll.
Nachdem der Parameter gesetzt wurde und unter „Inaktivierungsgründe“ ein Inaktivierungsgrund als Standard gewählt wurde, bekommt jeder Lernende im System automatisch einen Inaktivierungsgrund samt einem Inaktivierungsdatum, welches genau die Anzahl der gewünschten Tage nach dem Ausbildungsende liegt.
Die Automatische Anonymisierung
Das „Automatische Anonymisieren“ löscht alle gewünschten sensiblen Daten von allen inaktivierten Lernenden. Analog zu der Inaktivierung kann das Anonymisieren in den Globalen Einstellungen unter Serverjobs aktiviert werden.
Über die Schaltfläche „Aktiv“ kann das Anonymisieren an- und ausgeschaltet werden. Im Parameter „Anonymisierung nach Tagen“ wird festgelegt, wie viele Tage nach der Inaktivierung die Anonymisierung durchgeführt werden soll. Zudem kann auch entschieden werden, welche sensiblen Daten beim Anonymisieren gelöscht werden müssen.
Das automatische Anonymisieren wird jeden Tag zu der gewählten Uhrzeit durchgeführt, welche bei Serverjobs oben unter Allgemein bei Start vermerkt ist.
Sie haben weitere Fragen zu dem automatischen Inaktivieren und Anonymisieren oder wünschen weitere Informationen? Gerne stehen wir Ihnen unter +49 (0)40 / 54 72 41 – 50 oder über meinvplan@beracom.de (für Kunden) oder unter der Rufnummer -70 oder über vplan@beracom.de (für Interessenten) zur Verfügung.Vorheriger Beitrag: VPLAN – Die Basis-Version ZurückNächster Beitrag: VPLAN – LeistungskarteWeiter
